Выберите участок, который мешает работе
Фраза «нужно навести порядок во всей компании» понятна, но слишком широка для старта. Лучше выбрать одну цепочку: обработку заявки, согласование договора, передачу заказа в производство или контроль оплаты.
Запишите, что именно не устраивает. Например, расчёт приходится запрашивать повторно, отделы по-разному понимают срок готовности, руководитель каждый день вручную напоминает о задачах. Такие наблюдения помогают определить границы разбора.
Покажите несколько реальных примеров
Подойдут карточки сделок, переписка по заказу, заявка, счёт, таблица контроля или действующая инструкция. Лучше взять и обычный случай, и тот, в котором возникла задержка.
Заранее уберите лишние персональные сведения, пароли и платёжные реквизиты, если они не нужны для обсуждения. На первой встрече важно понять движение работы, а не получить полный доступ ко всем системам.
Пригласите тех, кто выполняет работу
У руководителя и исполнителя часто разные представления об одном процессе. По инструкции документ согласовывает один человек. На практике сотрудник сначала пишет другому, затем ждёт третьего и только потом запускает официальный маршрут.
Поэтому полезно услышать человека, который принимает работу, человека, который её выполняет, и того, кто получает результат. Расхождения в их рассказах показывают, какие правила нужно уточнить.
Разделите правило и исключение
Иногда процесс устроен нормально, но регулярно ломается на одном исключении: нет сотрудника, изменился заказ, нужна частичная оплата, клиент вернулся после отказа.
Не стоит сразу перестраивать всю цепочку. Сначала выясните, какие случаи повторяются и кому передаётся решение. Для частых исключений нужен понятный порядок, для редких достаточно назначить человека, который принимает решение.
Согласуйте, что должно остаться после аудита
Результатом может быть схема текущей работы, список проблем, новый порядок действий и план внедрения. Названия документов вторичны. Важно, чтобы по материалам можно было принять решение и начать изменения.
У каждого предложения должны быть границы: какую задачу оно решает, что потребуется от команды и как проверить результат. Фраза «повысить эффективность» без конкретного действия не помогает перейти к работе.
С чего начать
- Выбрать один процесс и его начало и конец
- Собрать обычный и проблемный пример
- Назвать участников и владельца процесса
- Определить, какое решение нужен принять после разбора
Разберём ваш процесс
Покажите, как работа устроена сейчас. Определим, что нужно изменить и с какого участка начать.
Обсудить аудит процессов ↗